Kanban para agencias: más allá de las tres columnas

Casi todo el mundo conoce el Kanban de tres columnas: Por hacer, En curso, Hecho. Funciona para una lista de la compra. Para una agencia con cinco clientes y tres servicios distintos, se queda muy corto.

Un buen tablero Kanban para una agencia no copia una plantilla: refleja tu proceso real. Veamos cómo diseñarlo.

El problema de “En curso”

“En curso” esconde demasiado. Una pieza puede estar en diseño, esperando assets del cliente, en corrección o lista para publicar —y todas se ven igual en una sola columna. El resultado: nadie sabe realmente qué está bloqueado ni de quién depende avanzar.

Diseña fases, no estados genéricos

Un buen tablero de agencia separa las fases que de verdad existen en tu proceso. Por ejemplo, para un equipo de contenido:

• Brief — el encargo está definido.
• Producción — alguien lo está creando.
• Revisión interna — el equipo lo valida.
• Revisión del cliente — esperando aprobación externa.
• Programado — aprobado y con fecha.
• Publicado — fuera.

Cada columna responde una pregunta distinta: ¿de quién depende avanzar? Esa es la información que un tablero debe dar de un vistazo.

Separa lo tuyo de lo que depende del cliente

La columna más valiosa de una agencia es Revisión del cliente. Hace visible el tiempo que no controlas. Si una pieza lleva días ahí parada, no es culpa del equipo: es una conversación pendiente con el cliente, y ahora puedes tenerla con datos en la mano.

Lo que se mide, se gestiona. Lo que se ve, se gestiona aún mejor.

Limita el trabajo en curso

La tentación es empezar muchas cosas a la vez. El problema es que empezar no es terminar. Pon un límite suave a cuántas tarjetas pueden estar en producción a la vez y obligarás al equipo a cerrar antes de abrir. Entregáis más, y antes.

Deja que el cliente vea (lo justo)

Cuando el cliente puede ver el tablero —filtrado a lo que le concierne— las preguntas de “¿cómo va lo mío?” desaparecen. No porque las prohíbas, sino porque ya tienen la respuesta delante.

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En Nazan, la columna de revisión del cliente está integrada con el portal: cuando marcas una tarea como lista para aprobar, el cliente la ve y la aprueba sin salir de su navegador. Míralo en funciones.