Software de gestión para agencias de marketing

La gestión de proyectos de una agencia de marketing no va de un proyecto: van seis a la vez, cada uno con su cliente, su ritmo y su gente. Y casi siempre con un equipo que no es el mismo en enero que en septiembre.

Esta página explica cómo encaja un software de gestión como Nazan en el día a día de una agencia creativa con varias cuentas. Si trabajas solo o son dos personas, la landing de creativos independientes se ajusta mejor.

Lo que se rompe en una agencia con varias cuentas

Con un cliente, cualquier herramienta de gestión de proyectos funciona. El problema aparece a partir del tercero, y siempre por los mismos sitios.

El primero es el estado real de cada cuenta.

Alguien pregunta en la reunión del lunes cómo va la campaña de Aurora y la respuesta honesta es “déjame que lo mire”, porque la información está repartida entre un tablero, un correo y la cabeza de la persona que lleva esa cuenta.

El segundo son las aprobaciones. Cada cliente aprueba de una forma distinta: uno por WhatsApp, otro por correo, otro en una llamada de la que nadie tomó nota.

Cuando dos semanas después hay que rehacer un reel porque “eso no era lo aprobado”, no existe un sitio donde comprobarlo.

El tercero es el dinero por cuenta. La facturación se ve, pero el margen no.

Se sabe cuánto entró y cuánto se pagó en total, no cuánto de eso corresponde a cada cliente ni cuál está costando más de lo que deja.

El cliente aprueba fuera de tu herramienta

En una agencia, el trabajo no termina cuando el equipo marca la tarea como hecha. Termina cuando el cliente dice que sí.

La mayoría de las herramientas de gestión resuelven mal ese paso porque asumen que todos los que participan están dentro.

Invitar al cliente significa darle acceso a un espacio pensado para tu equipo, con tareas internas y comentarios que no le corresponde ver, y en muchos casos ocupar una licencia de pago.

Nazan le da a cada proyecto un portal con su propia dirección y un PIN. El cliente entra sin crear cuenta, ve el avance por fases, aprueba lo que está listo o pide cambios, y descarga sus entregas. Tú decides qué se muestra de cada proyecto.

Lo que aprueba queda registrado con fecha. Puedes marcar una columna del tablero como columna de revisión: lo que cae ahí aparece automáticamente en su portal esperando respuesta, sin que nadie tenga que avisar por correo.

Un equipo que cambia de tamaño cada trimestre

La plantilla de una agencia respira. Entra una editora tres meses, un community manager para una sola cuenta, un diseñador que revisa los martes.

Con precio por asiento, esa flexibilidad se paga entera todos los meses: cada persona cuesta lo mismo entre a diario o dos veces por semana, y administrar altas y bajas se convierte en una tarea más.

El plan Agencia es tarifa plana con usuarios ilimitados, así que la decisión de sumar a alguien deja de pasar por la factura.

Los roles se ajustan a cada perfil. Puedes crear un rol para la persona de finanzas que vea el presupuesto pero no toque los tableros, y otro para un colaborador externo que solo vea los proyectos donde está asignado.

El reporte del mes, sin el viernes de infierno

Cada cuenta espera su reporte, y en la mayoría de los equipos eso significa una persona montando presentaciones el último viernes con capturas de cinco sitios distintos.

Nazan trae los reportes armados alrededor de lo que una agencia reporta de verdad: el resumen del mes, el rendimiento por persona del equipo y las métricas de redes de cada cuenta.

El detalle por cliente se filtra por rango de fechas y se exporta a PDF.

Si llevas social media, las publicaciones se vinculan al proyecto y sus métricas de alcance e interacción quedan ahí, visibles también desde el portal del cliente. El dato que usas para reportar es el mismo que él ya está viendo.

El presupuesto y el margen de cada cliente

El presupuesto de Nazan funciona por sobres. Repartes lo que entra entre categorías —producción, pauta, freelancers, licencias— y cada gasto descuenta del sobre que le toca.

La ventaja no es contable, es de tiempo: ves que el sobre de freelancers de una cuenta se está quedando corto a mitad de mes, cuando todavía puedes decidir algo, en vez de descubrirlo al cierre.

Por dónde empezar en tu agencia

No hace falta migrar la agencia entera. Lo que mejor funciona es montar una sola cuenta, la que más aprobaciones tenga, con sus fases reales de producción, y darle el portal a ese cliente.

En dos semanas sabes si el flujo de aprobación te ahorra trabajo. Si funciona, el resto de las cuentas se montan sobre un molde que ya probaste.